O que é uma ferramenta de banco de dados e por que ela é importante para sua OSC

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Perder algum compromisso mesmo com ele anotado na agenda. Fazer uma dívida no cartão de crédito maior do que se pode pagar. Ir ao mercado sem uma lista e comprar coisas das quais não precisa. Todos esses exemplos têm um ponto em comum: a falta de um mecanismo que organize os processos do nosso dia a dia.

É justamente sobre isso que iremos falar nesse artigo. A organização de processos é fundamental em todos os níveis da nossa vida: seja para ir ao mercado ou para gerir uma OSC. Para que o relacionamento com os doadores da sua organização funcione, todos os dados relativos a eles precisam estar organizados de uma maneira integrada e ao mesmo tempo personalizada, que não permita esquecimentos ou falhas na comunicação.

Mas quais mecanismos são esses que podem ajudá-lo a cumprir essa missão? É o que iremos explicar nos próximos tópicos!

O que é um banco de dados?

Um banco de dados é um conjunto de registros dispostos em uma estrutura que permite à sua organização a extração de determinadas informações. Geralmente, para construir um banco de dados utilizamos ferramentas como o Microsoft Excel, o Microsoft Access ou mesmo um Google Sheets.

Nessas tabelas, armazenamos os dados dos doadores: pessoais, como nome, email e telefone; e dados de pagamento, como débito em conta corrente, banco, número da conta e histórico de interações.

Com um baixo custo de implementação, o banco de dados é o primeiro passo para a organização dos contatos de uma organização. Apesar disso, criar fluxos de relacionamento somente com bancos de dados é uma tarefa complicada. E quanto maior for a sua base de doadores, mais difícil fica controlar as etapas de interação com cada um deles e promover ações para grupos específicos.

Por esse motivo, muitas organizações têm adotado o CRM (Custom Relationship Manager), um tipo de software que é bastante utilizado no setor privado para centralizar as informações dos clientes e coordenar todas as ações que os envolvem.

O que é um CRM?

O objetivo de um CRM é tornar o relacionamento com doadores e potenciais colaboradores da sua causa mais eficiente. Cada provedor apresenta diferentes funcionalidades e soluções, mas em comum todos têm a centralização das informações de seus bancos de dados e possibilidades de interações com esses contatos, como o envio de emails para listas segmentadas. Existem também softwares de CRM específicos para ONGs, cujo foco das ações se mantém nos doadores e engloba as áreas de marketing, captação, ativação e relacionamento.

Por meio dessas plataformas, a organização tem acesso a uma interface que mostra os dados dos doadores e também o histórico das doações efetivadas por cada um deles. Isso possibilita a criação de perfis específicos e segmentação de grupos, que receberão mensagens para cada etapa em que estiverem no processo de doação. Para completar a ação do CRM, é interessante que sua organização utilize uma régua de relacionamento para planejar as mensagens que serão enviadas a cada momento. Você pode entender o que é uma régua de relacionamento e saber como criá-la nesse artigo.

Além da melhora na organização da comunicação com os doadores, o CRM também simplifica o processamento de pagamentos e possibilita o acompanhamento de cada doação. Se alguma não for finalizada com sucesso, o sistema pode reprocessá-la sem maiores problemas.

Benefícios do CRM para sua organização

O primeiro benefício da utilização de um software de CRM é a possibilidade de trabalhar de forma segmentada com seus doadores, o que gera uma conexão mais acertada com cada um deles e, por consequência, aumenta o envolvimento das pessoas com a sua organização.

Um problema que o CRM também soluciona é a ocorrência de dados inválidos ou inconsistentes, que atrapalham todo o processo de comunicação e de doações. Afinal, esse sistema valida e centraliza de modo instantâneo as informações recebidas.

A geração de relatórios que o ajudarão a entender os pontos fracos do processo de doação da sua organização e qual é o melhor meio de contato para cada perfil de doador é outro benefício importante do CRM para o gerenciamento de uma ONG.

Como escolher o CRM ideal?

Se você decidiu buscar um CRM para melhorar a gestão de sua organização, o primeiro passo é identificar todos os itens que você gostaria de acompanhar. Por exemplo, considere o ciclo completo do seu processo de captação de doações e pense em como sua estratégia de comunicação trabalha com isso.

Com as suas necessidades em mente, busque os CRMs disponíveis no mercado e procure o que mais se adapta às demandas da sua organização, sem precisar de muita customização. Quantos contatos o sistema escolhido pode gerir? Ele tem a capacidade de criar os relatórios necessários? E a integração com sua plataforma de envio de email marketing? A interface tem uma boa usabilidade e sua equipe saberá trabalhar com ela? Quão fácil o CRM se integra com os formulários do seu site? Todos os tipos de comunicação desejados podem ser criados através dele? Essas são perguntas que precisam ser respondidas com clareza antes de optar por um provedor.

Por fim, disponibilizamos uma tabela com alguns modelos existentes no mercado para que você se familiarize com as opções:

Agora que você já descobriu a importância de uma ferramenta de banco de dados para a sua organização, aproveite para saber conhecer mais sobre como manter um bom relacionamento com seus doadores!