Como gerenciar bem doações, campanhas e gastos

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Mais importante do que captar recursos, é saber como gerenciá-los. Afinal, a atuação da sua organização depende diretamente deles para colocar em prática sua missão social. Por isso, é muito importante ter mapeado e estruturado todos os processos necessários até a conversão da doação, assim como os passos a serem tomados a partir da entrada dos recursos. Ou seja, não basta ter o recurso financeiro, é preciso compreender como aplicá-lo da melhor forma, a fim de manter um bom fluxo de ações e fazer cada centavo ser direcionado com responsabilidade para a geração de impacto.

É provável que você colete doações online e offline: em eventos e telemarketing, por meio de uma página de doações no seu website e assim por diante. É muito para gerenciar.

Uma ótima maneira de manter suas informações de doação atualizadas – e ajudar a mantê-lo agilizado ao lidar com todas essas transações -, é usar um sistema de gerenciamento de doações. E, para contribuir com seus processos, nós vamos detalhar algumas práticas recomendadas de gerenciamento de doações para ajudar você a cuidar a administrar seus recursos.

Como pensar o gerenciamento de doações

Esse é um processo de organizar todas as doações recebidas, para compreendê-las e descobrir como aplicá-las de maneira otimizada em prol dos resultados que sua OSC gostaria de gerar. Existem muitos sistemas disponíveis para ajudá-lo a gerenciar um número potencialmente grande de doações, e eles variam em tamanho e escopo, dependendo das necessidades de sua organização.

Para pequenas organizações com poucos doadores e uma estratégia de captação simplificada, uma simples planilha pode resolver o problema. No entanto, se você espera aumentar sua base de doadores por meio de ações de engajamento e retenção, um sistema maior e mais bem estruturado pode ser mais benéfico a longo prazo, como ferramentas de Customer Relationship Management – também conhecidas como CRM.

Saiba mais sobre CRM em O que é uma ferramenta de banco de dados e por que ela é importante para sua OSC.

Mas por que gerenciar doações é importante?

O gerenciamento de doações está aí para tornar sua vida profissional mais fácil e a experiência de seu doador muito melhor. É uma estratégia que busca contribuir com todos os processos durante a captação e aplicação de recursos. Conheça algumas das razões mais importantes pelas quais o gerenciamento de doações é necessário:

1. Métodos de doação estão mudando e expandindo

De acordo com o Relatório Tendências Globais de Doações (2018), 61% dos doadores preferem contribuir online, seguido de contribuições diretas e colaboração em eventos de arrecadação de fundos. Por isso, é muito importante que as Organizações da Sociedade Civil diversifiquem suas formas de abordagem para atrair e captar a atenção e recursos do maior número de colaboradores possíveis.

2. Dados sobre doação são necessários para o crescimento

Os dados a respeito de doações são essenciais ​​para uma organização sem fins lucrativos. Depois de coletá-los por meio de uma campanha, você pode usar essas informações para aprender o máximo sobre a sua persona e, a partir disso, focar seus esforços de captação de recursos para atender às necessidades e interesses  específicos dela.

Esses dados, gerados ao longo do tempo, são ótimos se você quiser compartilhar o retorno sobre o investimento, conhecer o quanto sua OSC perdeu de receita ou colaboradores, calcular o ticket médio de doação e determinar os períodos do ano em que você recebe mais doações. Todos esses dados podem ajudá-lo a aumentar sua base de doações e, como resultado, expandir sua programação de ações e campanhas.

3. Gestão leva à conversão

Os dados são úteis a curto prazo, mas também ajudam nos seus esforços de retenção de doadores a longo prazo. Novamente, a chave é pegar as informações das doações que você captar para usá-las de alguma forma efetiva em novas ações. Use seus dados para aprender sobre seus doadores, como eles escolhem doar e o que os motivou à doação. Esses dados ajudarão você a construir a persona do seu doador. Em seguida, desenvolva seu calendário de captação de recursos em torno do que você aprender sobre datas e períodos em que os colaboradores estão mais suscetíveis a contribuir.

Nesse sentido, outra dica bacana é que conquistar a confiança dos colaboradores e apoiadores é essencial e, para que isso aconteça, você deve mantê-los  atualizados sobre as ações da sua OSC e sempre que possível prestar contas sobre como foi realizada a aplicação dos recursos.  

Use a plataforma Doare para organizar seus recursos

O gerenciamento de doações não é possível sem um sistema para organizar todos os seus dados. Pensando nisso, a Doare estruturou um painel para contribuir com os seus processos focando em 3 pontos essenciais e estratégicos, para oferecer os melhores resultados:

1. Funcionalidade

Disponibilizamos as funções necessárias para rastrear doações e quaisquer outros dados pertinentes relacionados a doadores e administração.

2. Relatórios pontuais

Os relatórios de dados ajudam você a analisar suas informações e a adaptar seus processos de doação para atender as necessidades de seus doadores.

3. Suporte

Aprender um novo sistema é difícil e leva tempo. Por isso, oferecemos mentorias a fim de facilitar a compreensão da ferramenta e garantir uma transição  descomplicada.

Torne seus processos mais agilizados!

E agora que você já sabe de tudo isso, está esperando o quê para buscar o auxílio de ferramentas que organizem e contribuam com a gestão dos seus processos? Além de facilitar a sua vida na hora de compreender suas ações e quais passos tomar a respeito delas, você também aumentará a produtividade da sua organização e, com isso, impactará em mais pessoas, sejam doadores, embaixadores ou mesmo beneficiados por sua causa!